Cursul de IT Project Management

Fiecare proiect reprezintă o întreprindere complexă și unică care are un început și un sfârșit și al cărei rezultat se datorează mai multor factori. Definirea unui plan clar,  implementarea organizată, controlul calității și executarea corecțiilor sunt pașii necesari pentru succes. Totuși, pentru a putea îndeplini anumite criterii și a realiza rezultatele dorite, aveți nevoie de cunoștințe practice de gestionare a proiectului, pe care le puteți obține chiar la acest curs.

În calitate de participant al cursului IT Project Management, veți avea ocazia să vă familiarizați cu importanța principiilor de bază în scopul realizării unui proiect IT. Pe durata participării la acest curs veți obține o imagine despre întregul proces de management de proiect, începând cu inițierea proiectului IT și până la finalizare.

Programa școlară vă permite să definiți pașii de care aveți nevoie în fiecare din multele etape de gestionare a proiectului IT. Mai mult, la curs vă vor fi prezentate metodele, tehnicile, precum și pachetele de programe care se folosesc în gestionarea proiectului IT.

După finalizarea cu succes a cursului, veți avea cunoștințe de bază în domeniul gestionării proiectelor IT, care vă vor permite să obțineți rezultatul dorit în realizarea sarcinii prevăzute a proiectului IT. Aceasta înseamnă că veți avea toate cunoștințele necesare în calitate de manager de proiect pentru a termina sarcina la timp și în conformitate cu bugetul prevăzut, și în același timp să ajungeți la nivelul de calitate dorit al proiectului IT.

Descrierea și scopul cursului IT Project Management

Cursul IT Project Management, pe care îl puteți frecventa atât online, cât și tradițional, în clasă, este conceput astfel încât pe durata școlarizării să vă ofere acele tehnici cu ajutorul cărora veți fi pregătiți să gestionați pe cont propriu proiectele IT. Acest curs, ca și celelalte cursuri de la LINKAcademy, este adaptat diverselor niveluri de cunoștințe, ceea ce înseamnă că, parcurgând unitățile de învățare, încetul cu încetul veți dobândi cunoștințele cele mai complexe fără nicio dificultate.

Materialul cursului este împărțit în două module care alcătuiesc unități tematice mai mici. La începutul cursului, coordonatorii cu o experiență de ani de zile în acest domeniu, vă vor introduce în noțiunea de proiect și vă vor prezenta caracteristicile lui de bază. Cu această ocazie veți analiza toate elementele necesare, cum ar fi timpul, costurile și resursele, de care depinde rezultatul final al proiectului.

În continuare vă așteaptă partea care se va ocupa cu ciclul de viață al proiectului IT, respectiv cu etapele sale inițiale, conceperea, designul, dezvoltarea și asigurarea calității proiectului IT. După aceasta urmează și unitatea tematică care va prezenta următoarele patru etape ale ciclului de viață al proiectului IT: beta-testarea, distribuția, etapa disponibilității generale și finalizarea ciclului de viață al proiectului. Partea aceasta din materie reprezintă în același timp și ultima unitate de învățare a primului modul.

Partea a doua a cursului este intitulată „Modelul și implicațiile gestionării proiectelor IT” și vă va introduce în șapte unități tematice. La început veți afla care sunt modelele generale de gestionare a proiectului și în ce fel veți putea crește eficiența lui. Apoi urmează unitatea de învățare „Structura organizațională și tipurile de organizare”, care vă va oferi răspunsuri la întrebările legate de pașii care trebuie parcurși cu ocazia planificării realizării proiectului IT. Continuarea cursului va fi concentrată pe gestionarea volumului, duratei, riscurilor și a costurilor pentru proiectul IT, iar apoi și pe gestionarea comunicării, calității și negocierii proiectului IT.

Pentru a putea conduce un proiect IT, este necesar să stăpâniți și abilitățile de gestionare a conflictelor, adică soluționarea lor cu ajutorul unor tehnici speciale pe care le veți asimila chiar în următoarea parte a cursului. În plus, vă veți dedica mai în detaliu metodelor și tehnicilor de gestionare a proiectelor, adică diagramelor care se folosesc în acest scop. La final veți învăța și care soluții de software vă pot ușura munca, precum și baza de orientare în mediul de lucru al programului menționat. 

Combinând cunoștințele dobândite la toate unitățile tematice menționate, veți putea să inițiați și să implementați cu succes un proiect IT complet. Aceasta înseamnă că veți adăuga în CV-ul dumneavoastră o abilitate importantă care vă va permite să începeți o carieră de succes chiar imediat după școlarizare. Managementul de proiect este pur și simplu o abilitate fără care nu se concepe avansarea pe poziții de management mai înalte.

Cursul IT Project Management vă va răspunde la întrebările:

1. Ce reprezintă managementul de proiect?

Gestionarea proiectelor reprezintă aplicarea proceselor, metodelor, cunoștințelor, experienței și a competențelor pentru realizarea scopurilor stabilite. Proiectul este o întreprindere unică, care are obligația de a realiza activitățile, adică scopurile plănuite. Proiectul este temporar, deoarece are un început și un sfârșit și, de aceea, se definesc volumul și resursele. Un proiect de succes se consideră a fi acel proiect care a îndeplinit scopurile în conformitate cu criteriile stabilite, care se referă la resurse cum ar fi timpul și banii.

Proiectele se diferențiază de activitățile obișnuite de afaceri, cerând de la participanții proiectului un angajament comun și concentrarea pe scopurile concrete ale proiectului. Scopurile pot fi în formă de:

• outputuri
• rezultate
• beneficii
• scopuri strategice

De asemenea, proiectele le putem împărți în funcție de felul lor și sunt mai multe asemenea proiecte. Totuși, proiectele care se realizeză cel mai des sunt:

• proiectele de investiții
• proiectele IT
• proiectele de organizare
• proiectele de cercetare și dezvoltare

2. Care este importanța și cum se desfășoară gestionarea adecvată a comunicării în proiectul IT?

Unul dintre procesele de bază și esențiale în procesul realizării proiectului IT este gestionarea comunicării în proiectul IT. Fără legături de comunicare adecvate și fără o gestionare bună a comunicării pe proiect, nu se pot gestiona celelalte procese ale proiectului, cu alte cuvinte, nu se poate realiza gestionarea proiectului în întregime.

Dacă nu se ține cont de comunicare și de mesajele care se transmit, precum și de canalele de comunicare, se poate ajunge la o implementare neadecvată a proiectului. Însă, gestionarea comunicării pe proiect este un domeniu des neglijat, ceea ce nu ar trebui, deoarece reușita proiectului depinde într-o mare măsură de o comunicare bună și la timp. Managerii proiectelor își petrec chiar 90% din timpul lor cu comunicarea, astfel că o comunicare adecvată și eficientă în cadrul echipei de proiect este de o  importanță esențială.

Participanții la comunicare în proiectul IT sunt managerul de proiect, echipa de proiect, clientul și managementul de top. Comunicarea între ei se desfășoară constant, pe durata întregului ciclu de viată al proiectului, iar comunicarea în proiectul IT trebuie să se desfășoare în etape cum ar fi planificarea comunicării, distribuția informațiilor, raportarea despre realizarea proiectului și finalizarea administrativă. Prin etapele menționate ar trebuie să se stabilească o comunicare adecvată în proiectul IT, despre care vom vorbi și în acest curs.

3. De ce sunt timpul, echipamentul, riscurile și costurile cele mai importante resurse și în ce fel le gestionăm pe durata unui proiect IT?

În cadrul proiectului, resursele se pot referi la oameni, bani, timp sau oricare echipament care este necesar pentru asigurarea activității planificate, care trebuie finalizată pentru o reușită a proiectului. Fiecare activitate din proiect trebuie să primească o anumită resursă, iar înainte de distribuirea lor, trebuie să le cunoașteți disponibilitatea. Planificarea resurselor în cadrul unui proiect IT se referă la stabilirea resurselor în funcție de cantitate și tip, calitate și termenii necesari.

Planificarea resurselor pentru un proiect IT poate arăta așa cum este prezentat mai jos.

• Achiziționarea echipamentului este unul dintre elementele cele mai importante în strângerea de resurse pentru proiectul IT, deoarece proiectul poate solicita folosirea unui anumit echipament (hardware), de care poate depinde într-o mare măsură eficacitatea proiectului. Planificarea echipamentului se referă la stabilirea cantităților necesare și aprovizionarea lor după tip și durată.
• Planificarea resurselor umane, unde stabilim numărul cadrelor și al angajaților necesari în cadrul resurselor, după structură și calificare.
• Gestionarea volumului proiectului IT, unde se planifică și se definește volumul proiectului IT, felul în care se efectuează procesul de control, cel mai des fiind folosită diagrama WBS.
• Gestionarea timpului este un domeniu funcțional unde se definesc activitățile care se formează în formă de tabel, cu denumire, număr de ordine și o scurtă descriere, apoi ordinea activităților, evaluarea resurselor și a duratei activităților, precum și orarul activităților.
• Gestionarea riscurilor reprezintă o etapă unde se definesc riscurile proiectului care încă nu s-au manifestat și pe parcursul proiectului se tinde ca acestea să nu apară.
• Gestionarea cheltuielilor, unde scopul este monitorizarea activă și controlul tuturor cheltuielilor. În realizarea proiectului IT, cele mai importante cheltuieli sunt cele pentru materialele și echipamentul necesar, precum și cheltuielile muncii depuse.

4. Care sunt etapele ciclului de viață al unui proiect IT?

Proiectul IT reprezintă un proces de planificare, organizare și delimitare a responsabilităților pentru finalizarea scopului concret în organizația care se ocupă cu tehnologia informației. Mai concret, acestea pot fi proiecte pentru dezvoltarea software-ului, integrării hardware-ului, analiza afacerii, proiectele pentru gestionarea datelor și implementarea serviciilor IT etc.

Ciclul de viață al unui proiect IT îl împărțim în opt etape, care trebuie gestionate cu eficacitate pentru o reușită a proiectului.

• Conceperea proiectului IT – planificarea întregului proiect.
• Designul proiectului IT – designul se poate referi la software, integrarea hardware etc. unde, atunci când se face designul proiectului IT, trebuie respectate câteva principii.
• Dezvoltarea proiectului IT – această etapă cuprinde timpul necesar pentru realizarea proiectului.
• Asigurarea calității – activitățile din cadrul acestei etape sunt desfășurate de grupul competent pentru asigurarea calității, care primește un proiect IT finalizat cu toate instrucțiunile atașate.
• Beta-testarea – testarea care se poate organiza în mai multe feluri, în funcție de tipul proiectului.
• Distribuția – distribuția produsului/serviciului către consumatorii finali.
• Etapa disponibilității generale – recenzia sau revizia proiectului IT după un anumit timp.
• Finalizarea ciclului de viață al proiectului IT – ultima etapă unde se decide dacă proiectul se va închide definitiv.

5. Cum arată structura organizațională a proiectului IT?

Reușita unui proiect poate depinde în mare măsură de experiența managerului de proiect, de echipe, sponsori etc. De asemenea, depinde și de contextul proiectului sau al mediului organizațional unde se desfășoară proiectul. Contextul proiectului determină structura organizațională, respectiv tipul organizației. Structura organizațională influențează factorii care determină felul în care se va desfășura comunicarea și alte aspecte ale proiectului, cui îi va împărți managerul de proiect resursele etc.

Distingem două tipuri de acces care se folosesc pentru proiectarea organizării de gestionare a IT și, în general, a tuturor proiectelor:

• accesul clasic, care se referă la organizațiile funcționale, de proiect și matriceale;
• accesul ocazional, care se referă la expeditorul proiectului, coordonatorul proiectului, forma matriceală și de proiect.

6. Care sunt metodele și tehnicile folosite în gestionarea proiectelor IT?

În cazul în care doriți ca proiectul IT să se desfășoare bine, rapid, la timp și fără cheltuieli neplanificate, există un șir de metodologii care se aplică în gestionarea proiectelor. Ce metodă veți alege depinde de proiectul în sine, deoarece nu fiecare metodă este adecvată și fiabilă pentru fiecare proiect.

Sarcina metodei alese de proiectare a structurii organizaționale este să aleagă cea mai bună metodă de organizare pentru proiectul IT alocat. În funcție de metoda selectată, alegeți planificarea, structura echipei și modul de comunicare. Unele dintre cel mai des folosite metode și tehnici în ce privește gestionarea generală, dar și gestionarea proiectelor IT, sunt:

• tehnica WBS (Work Breakdown Structure);
• tehnica OBS (Organization Breakdown Structure); 
• matricea RACI 
• metoda evenimentelor-cheie
• metoda clasificării forței de muncă
• metoda evaluării cheltuielilor
• diagrama Gantt
• tehnica planificării în rețea

7. Ce software se folosește cel mai des pentru gestionarea proiectelor IT?

Adeseori se întâmplă ca echipa să gestioneze mai multe proiecte deodată și, pentru a preda proiectul la timp și în cadrul bugetului, este nevoie ca toți membrii echipei să comunice în continuu. Schimbul de informații în decursul duratei proiectului depășește comunicarea prin e-mail sau schimbul de informații prin documente partajate. 

Atunci când vorbim despre o gestionare serioasă a proiectelor IT, soluția ar fi să se folosească un program adecvat pentru gestionarea proiectelor IT. Pentru procesul gestionării și monitorizarea realizării proiectului IT, folosirea calculatorului este de o mare importanță. Utilizarea extinsă a tehnologiei de calcul a dus la dezvoltarea și folosirea multor programe de calculator pentru gestionarea realizării proiectelor IT.

Pe piață există un număr mare de programe ale căror prețuri variază de la câteva zeci până la câteva sute de mii de dolari. În cadrul cursului de IT Project Management sunt prelucrate trei programe:

• Microsoft Project – MS Project
• Primavera
• Easy Project

Planul și programa cursului

1. Noțiunea și fazele ciclului de viață al proiectului

• Noțiunea și caracteristicile proiectului
• Familiarizarea cu conceperea, designul, dezvoltarea și asigurarea calității proiectului IT
• Ce este beta-testarea, distribuția, etapa disponibilității generale și finalizarea ciclului de viață al proiectului

2. Modelul și premisele gestionării proiectelor IT

• Familiarizarea cu modelele generale de gestionare a proiectelor
• Cum influențează eficiența proiectului structura organizațională și tipurile de organizații
• Ce este necesar pentru gestionarea volumului, timpului, riscurilor și cheltuielilor în proiectul IT
• Gestionarea comunicării, calității și negocierii proiectului IT
• Situațiile conflictuale și gestionarea conflictelor pe proiect
• Ce metode și tehnici de gestionare se folosesc atunci când se realizează proiectele
• Familiarizarea cu mediul pachetelor de programe care se folosesc în gestionarea proiectelor IT