Ce este un webinar și cum îl organizați

Termenul „webinar” desemnează un seminar care se desfășoară online în timp real. Webinarul transformă o prezentare în conversație, deoarece permite unui număr foarte mare de participanți dintr-o anumită țară sau din întreaga lume, să interacționeze.

Importanța tehnologiei în educație nu a fost niciodată mai mare, având în vedere faptul că oriunde s-ar afla elevii fizic, pe durata acestui eveniment se pot iniția discuții, se pot partaja documente sau se poate participa la activități comune.  În acest fel, funcționează multe instruiri și cursuri, care permit în acest fel unui număr mare de participanți să participe la prelegeri.

Ce este un webinar și care sunt elementele sale 

În funcție de nevoile interlocutorului sau ale materiei prezentate, webinariile pot să includă diferite formate și elemente. Printre ele enumerăm:

Slide-uri – un mod obișnuit de prezentare a materialului prin imagini la care interlocutorul face referință;

Video sau streaming – cu ajutorul camerei sau al fișierelor multimedia, publicul urmărește o înregistrare video;

Telefonia prin internet (VoIP) – comunicare audio în timp real prin căști sau difuzoare;

Tururi web – publicul poate să participe prin formulare sau linkuri care le sunt partajate. O modalitate bună de a face demonstrații ale site-urilor web și ale altor produse interactive;

Text chat – ideal pentru întrebări ale publicului în timp real. Limitat la cei prezenți, această formă poate fi publică (toți văd întrebarea sau comentariul postate) sau privată (doar cele două persoane care comunică văd textul);

Partajarea ecranului – interlocutorul își partajează ecranul cu publicul. În anumite cazuri, publicului i se permite să participe de la distanță și să administreze ecranul care le este partajat;

Chestionare și anchete – un format care permite vorbitorilor să primească întrebări în timp real de la public și în timpul evenimentului;

Table – o interfață pe care vorbitorul o folosește interacționând, de exemplu, luând note, desenând, etichetând conținutul deja existent sau orice altceva;

Acestea sunt câteva elemente obișnuite ale unui webinar. Întrucât seminariile web pe care le cunoaștem astăzi sunt un format relativ recent care evoluează în paralel cu tehnologia, în viitor vor apărea cu siguranță noi elemente interesante.

La ce se folosesc webinariile și care sunt avantajele lor?

Acum știți ce este un webinar, dar poate încă nu vă este foarte clar la ce se folosește și în ce constă importanța lui ca format de comunicare. Ca toate celelalte tipuri de prezentări, webinarele au scopuri diferite: de la educație și promovare, până la vânzări concrete. 

Cu alte cuvinte, organizatorii de webinarii în acest format pot să aibă diferite beneficii, câteva dintre ele fiind:

Contact direct cu grupul țintă. Cu ajutorul webinarului comunicăm cu un grup țintă. De asemenea, acest format ne ajută să înțelegem mai bine întrebările și comentariile grupului. 

Păstrarea contactului cu grupul țintă și după eveniment. După cum vom menționa de mai multe ori în continuarea textului, webinariile permit păstrarea contactului cu grupul țintă și după eveniment. De asemenea, webinarul poate fi înregistrat, iar cei interesați îl pot accesa ulterior. 

Facilitarea interacțiunii cu grupul țintă. Webinariile oferă posibilitatea de a face sondaje, de a discuta și efectua vânzări directe. Cu cât ascultătorii voștri sunt mai implicați în webinar, cu atât este mai bine. 

Economisirea mijloacelor. Pentru voi ca organizator, webinarul elimină costurile de închiriere a unui spațiu. În plus, economisește timpul grupului vostru țintă și al vostru, și costurile de transport la locul evenimentului. 

Avantajele menționate ale webinarului ar putea fi reduse la trei atribute: direct, economic și durabil. 

Cum organizați un webinar de succes 

Dacă ajungeți la concluzia că este un canal bun pentru a vă promova ideile sau plasa produsele, vă prezentăm în continuare un scurt ghid pentru crearea unui webinar de succes. 

1. Alegeți o temă de actualitate
   

În spatele fiecărui webinar trebuie să existe un scop legat de grupul țintă. Ideea este ca după finalizarea webinarului să primiți o contraofertă pentru timpul investit. Indiferent dacă este vorba de informații, cunoștințe concrete sau altceva, important este să creați o valoare pentru grupul vostru țintă. De aceea, tema trebuie să fie relevantă și să prezinte interes pentru publicul vostru. 

2. Alegeți coordonatorul potrivit 

Gândiți-vă întotdeauna la un coordonator sau coordonatoare când vă planificați evenimentul. Coordonatorii buni și vorbitorii calificați cu abilități de conducere reprezintă coloana vertebrală a unui webinar de succes.

Dacă considerați că nu sunteți pregătiți să susțineți prezentarea singuri, gândiți-vă la o persoană carismatică și cu încredere în sine din cercul vostru sau la cineva care cunoaște bine tema aleasă. 

Înainte de a lua decizia, faceți o probă. Rugați persoana pe care o vizați să facă o înregistrare de probă de cinci minute și stabiliți cât este de bună să fie gazda webinarului vostru. 

3. Planificați un webinar interactiv 

Indiferent de atractivitatea temei voastre și abilitatea prezentatorului, dacă nu acordați publicului șansa să participe, un rezultat bun se poate lăsa așteptat. De aceea, creați un webinar interactiv. Dați oamenilor șansa să-și exprime părerea sau să pună întrebări. 

Includeți în structura webinarului timpul alocat participării publicului. De exemplu, după fiecare segment tematic, acordați cuvântul publicului.

4. Faceți „ecou”

Pentru ca oamenii să participe la webinarul vostru, trebuie să se înscrie la el. Ca să facă asta, în primul rând trebuie să știe de webinar. 

De aceea, este esențial să creați un ecou în jurul evenimentului vostru. Creați o campanie care va anunța webinarul. Dacă aveți gazda, faceți un scenariu scurt și rugați persoana respectivă să facă anunțul în fața camerelor ca să puteți promova evenimentul pe rețelele sociale, dar și pe site-ul de pe internet al seminarului. 

Ideea este să vă faceți cunoscut webinarul. Logica este aceeași ca și la organizarea oricărui alt eveniment.

5. Pregătiți tehnologia și spațiul 

La baza unui webinar de succes stau pagina web și un hosting stabil. Trebuie să anticipați numărul de vizitatori și să găsiți soluția care poate să susțină efortul așteptat. 

De aceea, este obligatorie testarea înainte de eveniment. Camerele sunt conectate, microfoanele funcționale? Lumina oferă o imagine clară a vorbitorului? 

Pe de altă parte, pentru primul vostru webinar nu trebuie să vă setați niște standarde tehnice foarte înalte. O cameră liniștită, un telefon mobil cu un difuzor bun și o temă interesantă sunt suficiente pentru a crea un eveniment de succes.

6. Început în forță - sfârșit palpitant
   

Conținutul e gata, campania creată, participanții înscriși, tehnologia funcțională, interlocutorul pregătit. Toate condițiile sunt îndeplinite și webinarul poate să înceapă. 

Întrebarea care se pune acum este cum să începeți. Un sfat verificat este ca încă de la începutul webinarului să oferiți publicului exclusivitate. Astfel, îi veți păstra interesați până la final. Aplicați aceeași logică și înainte de final. Oferiți-le atunci ceva la care nu se așteptau și îi veți stimula să pună întrebări suplimentare. Anticipați timpul de care aveți nevoie ca să le răspundeți la toate întrebările. 

Nu uitați ca după webinar să trimiteți tuturor participanților materialul utilizat. Adăugați o invitație suplimentară care îi va determina, în funcție de obiectivul vostru, să cumpere un produs, să afle mai multe sau să se înscrie la următorul vostru webinar.

7. Webinarul nu se termină odată cu încheierea evenimentului 

După cum ați dedus din secțiunea precedentă, este esențial ca, în funcție de obiectivul webinarului, să exploatați următoarele 24h de după finalizarea sa. 

Fiți pregătiți să îi contactați pe participanți după webinar, în special dacă vreți să-i motivați să facă pasul următor, sau fiți disponibili în următoarele câteva ore ca să le răspundeți la întrebări. Să nu credeți că munca voastra este gata după finalizarea cu succes a prezentării care s-a încheiat în aplauze. 

Unde găsiți webinarii de succes

Dacă vreți să vedeți cum arată un seminar profesionist și vreți să aplicați aceste cunoștințe când vă organizați propriul eveniment web sau vreți să învățați o abilitate nouă, există foarte multe resurse disponibile. 

LINK Academy organizează lunar mai multe seminarii unde experți din domeniul îmbunătățirii abilităților personale și profesionale, de afaceri sau IT, își împărtășesc experiența. Aceste seminarii sunt complet gratuite și au loc sâmbăta, așadar puteți să participați fără să vă neglijați obligațiile profesionale.

Dacă vreți să vedeți oferta pentru perioada următoare, înscrieți-vă la seminariile care vă interesează.