Cursul Project Management Fundamentals & MS Project

Termenul de „proiect” în lumea modernă începe să fie folosit tot mai mult la realizarea diferitor domenii. Însă, având în vedere că fiecare proiect este unic, adică nu există două proiecte identice, această noţiune se poate defini ca un domeniu irepetabil alcătuit din anumite activităţi pentru a căror realizare este nevoie de timp, dar şi de anumite resurse şi costuri. La acest curs veţi dobândi abilităţile necesare şi cunoştinţe aplicabile pe care le puteţi folosi pentru managementul proiectelor. 

De fapt, managementul proiectelor reprezintă gestionarea tuturor elementelor sale separat, dar şi a proiectului în întregime. Materia cursului, printre altele, va aborda noţiunea şi elementele proiectului, cercetarea şi stabilirea lui, precum şi programarea sarcinilor, calendarul realizărilor, alocarea resurselor şi costurilor.

Cu ocazia acestui curs veţi avea posibilitatea de a învăţa metodele şi instrumentele pentru planificarea şi managementul proiectelor. Pe lângă asta, veţi afla şi ce vă trebuie pentru monitorizarea şi analiza avansării proiectului. De asemenea, veţi asimila abilităţile pentru coordonare, evaluare şi controlul realizării proiectului, dar veţi asimila şi tehnicile de luare a deciziilor. 

Veţi învăţa să lucraţi într-unul din cele mai folosite instrumente software pentru managementul proiectelor  – MS Project. Acest program este destinat planificării, monitorizării şi controlului realizării proiectelor mai mici şi mijlocii. Cunoaşterea mediului de lucru a programului menţionat vă va oferi posibilitatea de a depozita şi folosi mii de date în legătură cu un anumit proiect sau cu mai multe.

Descrierea şi scopul cursului Project Management Fundamentals & MS Project

În cadrul cursului Project Management Fundamentals & MS Project, pe care îl puteţi frecventa online sau tradiţional – în clasă, dar care care face parte din programele corelate, veţi învăţa termenele de bază ce caracterizează proiectul. Cu această ocazie veţi obţine o imagine completă privind proccesul de management al proiectelor, despre fazele ciclului de viaţă a proiectului, precum şi despre structurile organizaţionale care se aplică pentru a duce un proiect la bun sfârşit. 

Cursul este creat în așa fel încât să permită tuturor cursanţilor dobândirea abilităţilor noi şi utile referitoare la metodele şi tehnicile principale de management ale proiectelor, cu principalele lor caracteristici, modalităţi de utilizare şi toate celelalte avantaje oferite cu ocazia planificării proiectului. 

Pe lângă tehnicile de bază pentru managementul proiectelor, precum tehnicile planificării de reţea CPM, PERT şi PDM, veţi avea ocazia de a cunoaşte şi celelalte metode precum diagrama Gantt, metoda evenimentelor cheie şi metoda Ishikawa. De asemenea, cursul va aborda şi Microsoft Project, unul dintre cele mai folosite instrumente software pentru managementul proiectelor şi vine în cadrul pachetului MS Office.   

MS Project este destinat planificării, monitorizării şi controlului realizării proiectelor mici şi mijlocii. Cursul este conceput astfel încât indiferent de cunoştinţele precedente, veţi putea urmări materia cu uşurinţă şi veţi asimila cunoştinţe noi. Pentru o mai bună înţelegere, cursul este împărţit în module, în cadrul cărora veţi merge treptat către cea mai complexă materie. Primul modul se va ocupa cu bazele managementului proiectului. Apoi urmează modulul care vă va prezenta metodele şi tehnicile de management ale proiectelor, apoi şi partea unde veţi învăţa despre programul MS Project 2010.

Scopul principal al acestui curs este prezentarea noţiunii de proiect şi descrierea procesului de management al proiectului. După finalizarea cu succes a cursului veţi înţelege procesul de planificare, realizare şi control al proiectului, precum şi fazele complete ale ciclului de viaţă a proiectului.

Cursul vă va prezenta metodele şi tehnicile pentru managementul proiectelor şi vă va ajuta să înţelegeţi şi să aplicaţi în practică metodele şi tehnicile folosite la planificarea proiectului. Pe lângă obiectivele menţionate, acest curs se concentrează şi pe pregătirea cursanţilor pentru lucrul în MS Project.

Cursul Project Management Fundamentals & MS Project vă va răspunde la următoarele întrebări:

1. Ce este proiectul, care sunt caracteristicile sale?

Proiectul reprezintă o încercare temporară, unică de a produce un tip de rezultat palpabil şi non-material (avantaj competitiv, beneficii etc.), care are început şi sfârşit. De obicei, presupune un şir de rezultate legate între ele care se planifică şi se execută într-o anumită perioadă de timp, cu cereri şi restricţii referitoare la timp, costuri şi resurse. Pentru a numi un domeniu proiect, trebuie să existe un plan de elaborare, organizarea realizării, să se aplice planul şi să se corecteze cel existent, dacă trebuie. 

Pe lângă faptul că fiecare proiect este unic, există caracteristici care sunt comune şi recognoscibile pentru toate tipurile de proiecte. Şi anume: 

• scopul 
• termene 
• volumul şi natura sarcinilor 
• resurse 
• structura organizaţională
• sistem informaţional şi de control.

2. Ce reprezintă abrevierea IPMA?

IPMA, abrevierea de la Internacional Project Management Association, reprezintă o asociaţie internaţională pentru managementul proiectelor în peste 60 de ţări. IPMA are un rol principal în dezvoltarea şi promovarea profesiei de management de proiect, asigurând standardele şi direcţionările. 

IPMA a clasificat proiectele astfel:

• proiecte de investiţie 
• proiecte de cercetare şi dezvoltare 
• proiecte de organizare 
• proiecte IT.

Clasificarea proiectelor presupune că procesul de organizare a caracteristicilor proiectului se împarte în categorii, aşadar acestea se pot analiza, clasifica şi înţelege mai clar. Dacă luăm în considerare durata, resurse necesare, complexitatea şi mijloace financiare din punct de vedere a aplicării managementului de proiect enumerăm: 

• proiecte de investiţie – caracteristica acestor proiecte este că sunt direcţionate în general pe construcţie; 
• proiecte de afaceri – aceste proiecte se referă cel mai des la elaborarea planului de afaceri a companiei, elaborarea planului strategic de dezvoltare a firmei, introducerea sistemului de calitate etc.

3. Ce presupune managementul proiectelor?

Procesul de planificare, organizare şi management a diferitor resurse pentru obţinerea unui anumit obiectiv se numeşte managementul proiectelor. Aici nu ne refrim doar la managementul resurselor umane, ci cuprinde şi alte procese complexe şi domeniu de cunoştinţe, precum resurse de timp şi financiare, managementul comunicării, a stackeholderilor etc. Unul din principalele provocări este realizarea obiectivelor stabilite. În procesul de management a proiectelor au apărut şi termeni noi, precum programul proiectului şi portofoliul proiectului. 

PMI (Project Management Institute) reprezintă o asociaţie mondial non-profit de top în domeniul managementului proiectelor. Metodologia de management a proiectelor conform standardelor PMI este împărţită în nouă domenii funcţionale: 

• managementul integrării 
• managementul volumului de proiect 
• managementul costurilor 
• managementul timpului 
• managementul calităţii 
• managementul resurselor umane 
• managementul comunicării
• managementul contractării 
• managementul riscului 

4. De ce se foloseşte planificarea de reţea?

Metodele planificării de reţea au apărut în anii cincizeci ai secolului XX pentru a îmbunătăţi coordonarea şi monitorizarea proiectelor. Metodele planificării de reţea au apărut ca modalitate de evitare a abaterilor frecvente de la obiectivele şi termenele definite şi aproape este imposibil de realizat un proiect complex fără metode precum CPM PERT, PDM, diagrama Gantt, metoda evenimentelor cheie, precum şi Ishikawa, metoda lui Microsoft Project. Principalul avantaj a metodei planificării de reţea este posibilitatea de separare a analizei structurii faţă de analiza timpului.  

Avantajele utilizării tehnicilor planificării de reţea:

• economie – economisirea timpului şi a materialelor la proiect, 
• conexiunea sarcinilor – în cadrul proiectului se observă sarcini separate prezentate cu toate legăturile şi dependenţele, 
• controlul proiectului – se asigură controlul proiectului şi se reactionează la apariţia anumitor probleme,  
• stabilirea activităţilor critice şi a drumului critic – se permite confirmarea activităţilor critice şi a drumului critic la proiect,
• clasificarea cadrelor şi a echipamentului în cel mai bun mod – cadre necesare şi echipamentele se pot clasifica în cel mai bun mod.

5. Care tehnici a planificării de reţea se folosesc?

Proiectul, activitatea, evenimentul, diagrama de reţea sunt elementele de bază ce trebuie luate în considerare la planificarea de reţea.

Pentru determinarea duratei se foloseşte metoda CPM a drumului cheie. Respectiv, evaluarea timpului a activităţilor individuale se poate determina relativ ferm.  

La metoda CPM, evidenţiem trei faze de analiză a timpului:

• confirmarea începutului timpuriu şi a finalizărilor timpurii a tuturor activităţilor, 
• confirmarea începutului târziu şi a finalizărilor târzii a tuturor activităţilor,
• determinarea rezervelor de timp – drumul critic a proiectului.  

Metoda PERT se aplică în cazul în care nu se ştie orarul anumitor activităţi. Această metodă se face cel mai des la proiectele care se fac pentru prima dată. Metoda PERT permite calcularea duratei aşteptate a activităţii şi varianţelor. 

Pe lângă metodele CPM şi PERT, pentru planificarea de reţea există şi:

• Metoda evenimentelor cheie, care permite monitorizarea avansării temporare corespunzătoare în proiect; 
• Diagrama Gantt  – oferă prezentarea grafică a realizării anumitor sarcini în timp; 
• Diagrama Ishikawa, care oferă identificarea şi descrierea participanţilor, posibilitatea de recunoaştere a cauzelor problemelor, dar oferă şi posibilitatea de a împiedica apariţia problemelor şi evitarea fluxului în continuare a proiectului. 

6. Care sunt principalele caracteristici ale lui Microsoft Office Project 2010?

Programul Microsoft Office Project 2010 se foloseşte pentru managementul proiectelor, respectiv a proceselor complexe alcătuite din mai multe faze. Acest program vă oferă un management mai uşor şi mai bun a proiectelor, prin planificarea mai flexibilă şi mai simplă şi managementul resurselor. Microsoft Office Project 2010 vă oferă posibilitatea: 

• de a crea repede şi eficient proiecte noi
• de a crea sarcini noi şi transferarea acestora în ordine automată
• de a crea legături sau linkuri între diferite sarcini 
• verificare constantă a proiectului complet şi a tuturor sarcinilor 

În ceea ce priveşte aspectul său vizual, ne aduce aminte de celelalte programe din pachetul software Office. Unul din principalele avantale ale lui Microsoft Office Project 2010 este posibilitatea de a trimite proiectul ca ataşament (Attachment) la mesaj. Se selectează din File tab opţiunea Share.

7. De ce diagrama Gantt este atât de importantă?

Diagrama Gantt oferă o prezentare grafică a realizării anumitor sarcini în timp. Aceasta permite şi una dintre cele mai simple tehnici ale planificării de reţea. Prezentarea graifcă a acestei diagrame oferă un plan temporar de realizare a proiectului care permite şi monitorizarea lui mai uşoară, respectiv managementul mai uşor a proiectului. Diagrama Gantt este creată în felul următor: 

• identificarea activităţilor cheie 
• desenarea liniilor orizontale care corespund începutului, duratei şi sfârşitului fiecărei activităţi 
• marcarea punctului de control la începutul, finalul sau a unei părţi din activitate 
• posibilitatea de înscriere a numelui celui ce desfăşoară activitatea şi  resursele necesare pentru realizare.

Pe lângă timp şi activitate, diagrama Gantt oferă posibilitatea de a introduce instrucţiunile care sunt responsabile pentru activitate.

Planul și programa cursului:

Modulul 1 – Bazele project management

• Conceptul și caracteristicile proiectului
• Conceptul de project management
• Ciclul de viață al proiectului
• Structura organizațională și tipuri de organizație
• Clasificarea proiectelor 

Modulul 2 – Metode și tehnici de project management 

• Diagrame structurale
• Planificare de rețea
• Metodele planificării de rețea CPM, PERT și PDM
• Analiza structurii, a timpului și a costurilor
• Alte metode și tehnici pentru project management 

Modulul 3 – MS Project 2016

• Introducere în Microsoft Project
• Lucrul cu vederi și cronologii
• Calendare
• Definirea taskurilor în programul MS Project
• Organizarea taskurilor
• Setarea resurselor de lucru
• Setarea resurselor materiale
• Crearea diagramelor Gantt
• Formatarea și tipărirea raportului
• Înregistrarea planului de proiect de bază