Managementul proiectelor

Deși sună ca un termen modern, managementul proiectelor există sub diferite forme, la fel ca omenirea. Era modernă a adus și metode avansate de lucru și de organizare, care se pot aplica practic în toate sferele societății. 

Termenul de management al proiectelor presupune începerea, planificarea, execuția, monitorizarea și finalizarea lucrării pentru realizarea obiectivului dorit. Proiectele pot fi de diferite tipuri și cu diferite scopuri. Este important de știut cum se manageriază proiectele în mod practic în zonele în care trebuie atins un anumit obiectiv cu munca în echipă. Una dintre specificitățile proiectelor este că fiecare este unic, cu condiții speciale de muncă. 

Având în vedere că nu există o regulă universală cu privire la managerierea unui proiect, este important să existe un manager capabil. Acest lucru înseamnă că există un centru de decizie și o delegare clară a obiectivelor. De aceea, este important ca fiecare membru al echipei să-și știe locul, dar și persoana care le conduce să aibă abilități de lider. În timpul lucrului la proiect se va ajunge la numeroase provocări care trebuie rezolvate rapid și eficient. 

În astfel de situații toți se uită la persoana cea mai responsabilă, care înțelege procesul complet. Ca să se ia o decizie corectă, trebuie înțelese toate segmentele procesului de muncă, precum și specificitățile proiectului concret. 

Specificități de management al proiectelor 

Pentru început, trebuie știute bazele managementului proiectelor. Este vorba despre un proces irepetabil care formează anumite faze ale muncii care necesită timp, resurse și costuri. Simplu spus, ca să se facă ceva, trebuie să se știe cine va executa, ce îi trebuie (calculator, software…) și cât va influența asta bugetul final. 

Spre deosebire de produs, care poate nu are stabilit în avans termenul de valabilitate, fiecare proiect are un început și un sfârșit. Aceste activități sunt temporare după natura lor și se termină cu îndeplinirea obiectivului (crearea produsului sau a serviciului). Deja am menționat că fiecare proiect este unic și irepetabil. De fapt, fiecare domeniu are termene specifice, obiective, volum de muncă, costuri financiare, condiții de muncă etc. 

Pentru ca o activitate să se poată descrie ca un proiect, este nevoie de următoarele elemente:

• definirea planului de execuție;
• organizarea realizării planului;
• controlul realizării;
• corectarea eventualelor greșeli. 

La toate acestea trebuie adăugat faptul că procesele se deosebesc semnificativ în funcție de domeniul ales. Astfel, proiectele IT se deosebesc mult de, de exemplu, un proiect de film. În acest caz, chiar și lucrurile de bază se deosebesc, mai ales procesele specifice de lucru. Ceea ce este comun o reprezintă faptul că fiecare proiect are început și sfârșit, precum și faptul că este vorba de un domeniu unic. 

Chiar dacă am vorbi despre același tip de proiect, fiecare are propriile specificități. Acestea pot fi diferențe de buget, obiectivul stabilit, complexitatea sarcinilor, numărul de persoane angajate, durate etc. Concret, nu fiecare joc video este la fel, undeva va fi nevoie de mai multă atenție la programare, iar undeva animația 3D de calitate va fi factorul-cheie. 

Etapele procesului de management al proiectelor 

Când vine vorba de domenii individuale, fiecare etapă cere o abordare specifică. Deși nu există două proiecte la fel, există anumite reguli după care se lucrează. În primul rând, aici este vorba despre două etape ale procesului de dezvoltare. 

• Fiecare proiect se definește prin stabilirea obiectului. Fiecare pas următor reprezintă un mod de realizare. 

• Când este vorba despre o activitate cu termen limitat, se presupune că trebuie să se știe cât timp este disponibil pentru realizare. Definirea termenelor este foarte importantă deoarece de acest lucru depind costurile procesului complet (de exemplu, mai mulți programatori angajați). 

• Pe baza obiectivelor și termenelor stabilite se planifică volumul sarcinii și modul ei de realizare. 

• Pot fi umane, financiare, tehnice etc. Fiecare proiect solicită alocarea unei anumite cantități de resurse. Cantitatea și prețul depind direct de complexitatea obiectivului și timpul stabilit pentru realizare. Este foarte important să se împartă rațional resursele pentru ca proiectul să nu fie oprit la un moment dat sau chiar anulat. 

• Structura organizatorică – Pentru ca totul să funcționeze cum trebuie, trebuie organizați lucrătorii, împărțite echipele, stabiliți lideri etc. În acest sens, este important să se delege obligațiile și să de definească autorizarea și responsabilitatea. Astfel se stabilește o ierarhie și se permite o muncă eficientă. 

• Sistem de informare și de control – Se referă la colectarea datelor și monitorizarea lucrului la proiect. Acest lucru se face cu ajutorul sistemului de calcul de informare și a diferitor tipuri de rapoarte. 

Desigur, când se începe activitatea, se poate ajunge la anumite modificări ale planului inițial în funcție de împrejurimi. Când se îndeplinesc toate obiectivele în termenul definit, în cadrul bugetului, cu un rezultat satisfăcător, se poate spune că proiectul a fost finalizat cu succes. 

Managementul proiectelor în industria IT

Proiectele în cadrul tehnologiei informației se împart în hardware și software, precum și pe combinația lor. Este vorba, de exemplu, de crearea site-urilor, aplicațiilor, instalarea rețelelor de calculator etc. Când vorbim despre proiectele IT, și pentru ele este valabilă regula că este vorba despre o activitate de scurtă durată, care are un început și un sfârșit. 

Însă, specificitatea acestei industrii este că uneori proiectele se prelungesc și practic nu se termină niciodată. Deși în practică acest lucru pare ca o muncă infinită (actualizarea software-ului, modificarea hardware-ului), aceste activități se pot defini ca proiecte noi, unde a fost atins obiectivul inițial. 

Procesul de muncă la proiectul IT

La început se definesc obiectivele în acord cu partenerii de afaceri. Aceștia pot fi clienții pentru care se face taskul sau anumite grupuri interesate să investească în produsul sau serviciul viitor. În acord cu aceasta se planifică ciclul de viață al proiectului IT. Aici este important să se definească fiecare etapă:

• Concept – Este alcătuită din definirea ideii, prezentarea finanțatorilor sau clientului, precum și analize detaliate (estimarea riscului, rentabilitate financiară, concurența pe piață…).

• Design – Se formează echipa de proiect care, în funcție de descrierea jobului, presupune UX design, UI design, dar și experți din alte domenii. 

• Dezvoltare – Se referă la timpul necesar pentru realizarea proiectului IT. Acesta poate fi momentul în care trebuie să se scrie un software sau să se gândească și să realizeze soluții hardware. 

• Asigurarea calității – După crearea prototipului pentru produs, acesta se distribuie experților care simulează utilizarea sa. Practic, ei joacă rolul de utilizatori pentru a găsi eventualele greșeli. Această fază este numită deseori și testare alfa. Când se concluzionează că produsul a atins un anumit nivel, se trece la testarea în masă. 

• Testare beta – Poate fi deschisă (publică), închisă și hibridă. De obicei se începe cu beta închisă, care poate fi accesată doar de un anumit de grup de utilizatori. După ce versiunea produsului se arată suficient de stabilă, se trece la beta deschisă, care poate fi accesată de oricine. Beta hibridă reprezintă combinația dintre două procese precedente, unde mai întâi se face beta închisă, apoi deschisă, fără să se întrerupă procesul de testare. 

• Distribuția – Când se înlătură toate erorile descoperite în timpul testării, produsul este pregătit pentru distribuție până la utilizatorii finali. Dacă este vorba de un produs comercial, se accesează activitățile de marketing. În această etapă este important de avut și suport tehnic dezvoltat ca să se poate ieși în întâmpinarea tuturor. 

• Etapa de utilizare – În această etapă poate apărea nevoia de îmbunătățire a produsului. Aceasta se referă în special la o problemă neplanificată care influențează activitatea produsului. În acest caz trebuie accesată revizia produsului (actualizarea software, corectare hardware). 

• Sfârșitul ciclului de viață – Cu timpul, fiecare produs ajunge la finalul ciclului său de viață. Atunci el este înlocuit cu un produs nou, iar suportul pentru cel vechi se întrerupe. Acest lucru înseamnă că nu se mai face actualizarea software, serviciul pentru hardware și nici nu se oferă suport tehnic. 

Programe pentru managementul proiectelor 

Există numeroase programe care ușurează munca în echipă în timpul procesului complet. Ele pot fi cu scop general sau orientate spre un domeniu specific. Indiferent de asta, ele împart anumite caracteristici:

• organizarea activității;
• comunicare ușurată în echipă;
• posibilitatea de partajare a materialului;
• integrarea opțiunilor specifice pentru proiect;
• scrierea raportului.

Software-ul pentru managementul proiectelor este creat de multe companii, iar de nevoile echipei depinde și care va fi ales. Unele dintre cele mai populare sunt Wrike, Microsoft Project, Scoro, Basecamp etc.